Проведение видеоконференций

Распространение программы видеоконференций:

Видео телеконференция используется как одноразовая программа длительностью от одного до четырех часов. Она использует традиционные телевизионные технологии и транслируется в прямом эфире нескольким группам, находящимся на определенных пунктах приема (сайтах). Трансляция обычно производится через спутник. Зрители могут звонить по телефону и задавать вопросы или делать замечания, которые все будут слышать. Основные аргументы в пользу использования видео телеконференций включают: (1) экономия денег и времени, необходимых на поездку, (2) возможность одновременного доступа для большого количества людей, находящихся в разных местах и (3) может привлечь большую аудиторию.

Распространение программы видеоконференции

Видео телеконференция требует создание вещательного сайта (спутникового канала связи), который спланирует видео телеконференцию и откуда будут исходить все телевизионные сигналы. Требуется также принимающий сайт, который будет принимать программу или на телевизионный монитор, или на видеопроекторную систему. Телефоны должны быть доступны для групп для диалога с вещательным сайтом.

Как выбрать наиболее приемлемую систему для своих нужд?

Выбор наиболее приемлемой системы зависит от ряда факторов:

1. Важен размер групп и тип требуемого диалога. При увеличении размера группы уменьшаются шансы для индивидуального диалога.
2. Откуда будет вестись вещание?
3. Каждый ли должен иметь равные возможности диалога?
4. Кто будет сдерживать дискуссию между сайтом лектора и сайтами слушателей? А между различными сайтами слушателей?

Форматы видеоконференций

Количество и качество дискуссий сильно зависят от выбранного формата телеконференции. Существует четыре обычных формата видеоконференций:

• Традиционная лекция
• Симпозиум/семинар
• Групповая дискуссия
• Интервью

Традиционная лекция

При проведении традиционной лекции, лектор представляет слушателям материал, возможно с раздачей тезисов. Обычно они плохо иллюстрированы, если только лектор не готовился к телевизионной презентации. Такой формат может быть назван форматом «говорящей головы». В завершении презентации участники звонят и задают вопросы, которые могут слышать все участники на всех сайтах. Формат лекции может быть вдохновляющим, информативным и привлекательным. Лекция может быть расширена и хорошо спланирована для телевидения.

Формат симпозиума/семинара

Формат симпозиума или семинара обычно является самым длительным типом конференции и включает различные формы активной работы и презентации. Это также наиболее сложный формат для планирования и осуществления. Этот формат может использовать подготовительные занятия в форме чтения, упражнений или учебных примеров, которые производятся до начала телеконференции и предполагают некоторый общий уровень подготовки всех участников. Во время симпозиума, ведущий может использовать различные приемы:

• 10-20 минутные лекции, сопровождаемые вопросами
• Упражнения
• Работы, выполняемые на сайтах
• Направленные дискуссии
• Умственные усилия для решения проблемы

В завершении симпозиума ведущие могут потребовать составления индивидуальных или групповых послесловий в форме рекомендаций. Симпозиумы могут быть очень возбуждающими и стимулирующими, но требуют детального планирования.

Данный формат может включать привлечение помощников, работающих на сайтах.

Формат групповой дискуссии

Формат групповой дискуссии используется для того, чтобы собрать вместе группу экспертов по какому-либо вопросу для представления разных точек зрения. Здесь необходим эксперт-ведущий чтобы удерживать группу в русле обсуждаемой темы и не допустить монополизацию времени одним человеком. Члены группы должны не читать лекции по обсуждаемой теме, а лишь отвечать, поддерживая нормальный диалог. Использование групповой дискуссии требует планирования. Должно быть четкое расписание с временными ограничениями. Ведущий должен разослать несколько вопросов, которые должны быть заданы. В завершении групповой дискуссии аудиторию просят задавать вопросы и делать комментарии по поводу прозвучавших точек зрения. Вопросы и комментарии должны быть адресованы какому-либо члену группы лично.

Обязанности ведущего включают:

1. Представить тему обсуждения и коротко обосновать ее выбор.
2. Представить каждого члена группы.
3. Перечислить правила проведения дискуссии.
4. Начать дискуссию, задавая вопросы членам группы и побуждать остальных членов группы к комментариям.
5. Суммировать.
6. Побуждать аудиторию задавать вопросы, а при необходимости — наоборот, удерживать аудиторию от вопросов.

Формат интервью

Формат интервью требует по меньшей мере серьезную подготовку ведущего. Интервью может проводиться в свободной форме, или это могут быть импровизированные вопросы по определенной теме, когда ответ на один вопрос порождает другие вопросы. Интервью также может быть построено по схеме, когда интервьюер зачитывает заранее подготовленные вопросы, а участники отвечают без подготовки. Последний тип интервью — это письменная форма, когда интервьюер рассылает подготовленные вопросы участникам, которые в свою очередь готовят письменные ответы, которые зачитываются. В завершении интервью участников просят задавать вопросы.

Планирование видео телеконференции

Слишком большое количество телеконференций плохо спланировано, что ясно видно по результатам. Проведение успешной видео телеконференции требует детального планирования, так чтобы никто не был застигнут врасплох. Лучше «перепланировать», чем «недопланировать».

Компоненты, требующие планирования

1. Цели телеконференции — что участникам конференции следует узнать и каких действий следует от них ожидать в результате?
2. На какую аудиторию рассчитана конференция и почему?
   1. Где эта аудитория расположена?
   2. Как найти эту аудиторию? Кто это может сделать? Сколько это стоит?
3. Какой формат видеоконференции поможет достичь поставленных целей?
4. Кто будет координировать видеоконференцию? Почему?
5. Сколько времени потребуется на планирование?
   1. Вещательный и принимающий сайты — их доступность, стоимость, время суток
   2. Спикеры/лекторы/ведущие
   3. Помощники на сайтах
   4. Изготовление печатных тезисов
   5. Реализация/содействие
   6. Доставка материалов на сайты
   7. Время суток
6. Реализация/содействие — список возможных способов распространения
   1. Газеты/телевидение/радио
   2. Объявления/рассылки по почте
   3. Складные брошюры
   4. Переписка и личные контакты
   5. Плакаты
7. Бюджет
8. Административные вопросы
9. Аранжировка
   1. Питание: на сайтах или где-то поблизости
      1. Булочки
      2. Кофе
      3. Завтраки
      4. Горячий ланч
      5. Безалкогольные напитки
   2. Парковка
   3. Парковка для инвалидов
   4. Туалеты
10. Выполнение программы
    1. Подготовительная работа перед началом конференции (30-60 минут) для:
       1. Регистрации участников на сайте
       2. Обзора целей конференции
       3. Соответствующих докладчиков
    2. Работа после окончания конференции (30-60 минут)
       1. Оценка телеконференции
       2. Резюме и дискуссии
       3. Рекомендации по дальнейшей деятельности
       4. Если надо — голосование
       5. Оценка программы

Бюджет вашей видеоконференции

Предполагаемые расходы

Назначенные расходы

Реальные расходы

1. Время работы спутникового передатчика, что зависит от:
   1. День недели
   2. Время суток
   3. Длительность
2. Доступность вещательной станции
3. Стоимость аренды принимающих сайтов
4. Помощники на сайтах
   1. Зарплата
   2. Обучение
5. Докладчики
   1. Подготовка
   2. Дорога
   3. Удобства
6. Реализация
   1. Список распространителей
   2. Административные вопросы
   3. Вопросы почтовой пересылки
   4. Печать
      1. Буклеты
      2. Одностраничные объявления
   5. Рассылка
   6. Газеты
   7. Радио/телевидение
   8. Журналы
7. Аранжировка
   1. Кофе
   2. Булочки
   3. Ланчи
   4. Безалкагольные напитки
8. Телефон (800 линий)
9. Печать/размножение
   1. Материалы для предварительной работы
   2. Регистрация
   3. Тезисы докладов
10. Оценка программы
11. Административные расходы
12. Консультанты

Роль помощников на сайтах

Используете ли вы один сайт или десяток сайтов, роль помощника на сайте является критической для успеха видеоконференции. Этот человек должен четко знать, что вы от него ожидаете, и ясно представлять свои функции. Например, ожидаете ли вы, что помощник на сайте будет:

1. Иметь хорошие знания по обсуждаемой теме?
2. Распределять и координировать учебную деятельность?
3. Обучать небольшую группу?
4. Получать и раздавать тезисы и собирать выполненные упражнения?
5. Проводить регистрацию участников на сайте и собирать взносы?
6. Подтверждать участие для C.E.U.?
7. Выполнять функции ведущего?
8. Работать с телевизионной и аудио/видео аппаратурой на сайте?
9. Следить за выполнением тестов/проверочных работ?
10. Координировать предоставление различных удобств, включая парковку и питание?
11. Проводить местный промоушен?
12. Представлять местных участников?
13. Проводить последующую работу (после конференции)?

Если на большинство вопросов вы ответили «да», то вам следует разработать специальный документ, в котором будет прописано, что именно вы ожидаете от помощника на сайте, так чтобы все подробности можно было обоюдно согласовать заранее.